Nincs semmi rejtély abban, ahogyan a papír alapú számlákról automatikusan bejutnak az adatok lényegében bármilyen komolyabb könyvelőprogramba.
A lényeg csupán annyi, hogy az adott könyvelőszoftver rendelkezzen valamilyen interfésszel ill. képességgel, amelyen keresztül számlaadatokat tud befogadni, importálni. Ez az interfész lehet egy xml, csv vagy Excel fájl, de lehet webservice is.
A számla adatkinyerési és könyvelési folyamat így néz ki hazai és külföldi szállítói számlák esetén egyaránt:
Első lépés a számlaképek megnyitása fájlból vagy szkennerről. Második lépésben a szoftver kinyeri a lényeges adatokat a számlából. A harmadik lépés opcionális, csak akkor szükséges ha valamilyen felismerési vagy szabályhibát érzékel a szoftver a számlaadatok között. Negyedik lépésként a helyes adatokból előállítjuk a megfelelő szerkezetű adatfájlt ill. a könyvelőszoftver gyártója által megadott webservice-n keresztül „áttöltjük” az adatokat.
A szükséges további lépéseket már tisztán a könyvelőszoftver végzi. Importálja ill. fogadja a beérkező adatokat, majd azokat már a kialakított könyvelési logikának megfelelően a felhasználó rendelkezésére bocsájtja pl. kontírozáshoz.