Mit jelent az automatizált számlarögzítés ma Magyarországon?

Magyar szállítói számlák esetén, amelyeknek adatai a NAV Online Számlában elérhetők, számlakép-számlaadat párosítást, azaz számlaazonosítást.

Külföldi devizás, illetve a NAV Online Számla indulás (2020. július 1.) előtt keletkezett, továbbá a NAV Online Számlába be nem kerülő hazai szállítói számlák esetén számítógéppel támogatott, teljes számlaadat-kinyerést.

 

A legteljesebb számlarögzítő megoldást kínáljuk termelő, szolgáltató és kereskedelmi cégeknek

Számlaazonosító szoftverünk első lépésben a számlaképből kinyeri a számla egyedi azonosítóit, majd ezek birtokában hozzárendeli a NAV Online számlából letöltött számlaadatokkal. Ha a számlaadatok nem érhetőek el, akkor a szoftver OCR technikával, a kinyert adatok értelmezésével kinyeri a számlából az elsődleges és a tételes adatokat.

A kézi adatbevitelt kiváltva a számlaadat-rögzítő szoftver megnyitja a szkennelt vagy pdf formátumú, gépi, tetszőleges elrendezésű, többoldalas  számlákat és optikai karakterfelismerést (OCR) követően kinyeri a számlák elsődleges adatait, továbbá a számlatételeket és az ÁFA kimutatást. Magyar szállítói számlák esetén megoldásunk

A kinyert adatokat ellenőrzés, esetleges javítás, összevetés, jóváhagyás után a háttérrendszerbe, tipikusan a számlázó- ill. könyvelőprogramba juttatja. Magyar számlák esetén a NAV Online számla rendszeréből leszedi

Az elsődlegesen kinyert számlaadatok:

  • számla kelte
  • számla fizetési határideje
  • teljesítési határidő
  • elszámolással érintett időszak (ha elérhető)
  • szállító/partner neve, címe, adószáma (majd ez alapján a vevőnél a törzsazonosítója)
  • szállító bankszámlaszáma
  • számla sorszáma
  • bruttó végösszeg

A számlatételek kinyerése opcionális. A program minden számlatípusból soronként kinyeri a kívánt adatoszlopokat (cikkszám, mennyiségi egység, nettó egységár, ÁFA mértéke stb.), így normalizálva a könyvelőprogram felé feladandó adatok körét és típusaikat.

A számlák végén szereplő ÁFA kimutatás feldolgozása opcionális, a program tételesen visszaadja a ÁFA kulcs - Nettó ár - ÁFA érték - Bruttó ár bontásban a sorokat.

Hogyan automatizálhatjuk a bejövő gépi számlák rögzítését?

A munkát elemzéssel érdemes kezdeni. Ennek során, titoktartási nyilatkozat kiállítását követően, díjmentesen megvizsgáljuk Önöknél az alábbiakat:

  • a beérkező számláikat (minőségük, számosságuk, felépítésük, méretük, kezelési körülményeik), a számlákhoz esetleg kapcsolódó egyéb iratokat (teljesítésigazolások, szállítólevelek, menetlevelek, munkalapok, beszerzési megrendelések stb.)
  • az alkalmazott számviteli és iratkezelő háttérrendszert (számlázó- ill. könyvelőprogramot, tartalomkezelőt, ügykezelőt, dokumentumkezelőt stb.), a biztonságos integrálhatóság (adatcsere) szempontjait, lehetőségeit
  • informatikai adottságaikat (alkalmazott MFP-k, szkennerek)

Végül a számítógéppel támogatott adatrögzítés szakértőjeként ajánlatot adunk a megvalósításra. Ennek részeként saját fejlesztésű Oculens Invoice Reader (hazai környezetben OcuSzámla) vagy Abbyy Flexicapture for Invoices alapú megoldást javasolunk az Önök részére. Az OcuSzámla szoftvert meglévő vagy bevezetni kívánt dokumentumkezelő, ügykezelő, számlajóváhagyó szoftvermegoldások bemeneti, érkeztető, előfeldolgozó állomásként érdemes használni. A Flexicapture-t jellemzően a gyakran változó dokumentumkörnyezetben dolgozó, maximális rugalmasságot igénylő, közép- és nagyvállalatok azonnali, komplex, elosztott számlafeldolgozási igényeihez ajánljuk.

Milyen költségekkel és időkerettel számolhatunk?

Példa: automatizált számlarögzítő szoftverrendszer kis- ill. középvállalat részére:

  • évi 15 ezer számlaoldal kapacitással (nagyjából havi 800 - 1,000 bejövő számla)
  • 20 bejövő számlatípus kezelésére felkészítve
  • korlátlan számlatípus kezelésére alkalmas (tanítható)
  • elsődleges és tételes adatkinyeréssel (számlatételek, ÁFA tételek)
  • magyar beállításokkal, forintos számlákhoz
  • könnyen importálható eredményadatokkal (xml + pdf + adatbázis)
  • 5 napos bevezetéssel (testreszabás, telepítés, beüzemelés, betanítás)
  • egy éves ingyenes frissítéssel

⇒ egyszeri nettó 2.7 millió Ft (lehetőség van előfizetéses használatra)

Példa: kedvcsináló automatizált számlarögzítő szoftverrendszer:

  • évi 3 ezer számlaoldal kapacitással (nagyjából havi 100 - 200 bejövő számla)
  • 20 bejövő számlatípus kezelésére felkészítve
  • korlátlan számlatípus kezelésére alkalmas (tanítható)
  • elsődleges számlaadatok kinyerése
  • magyar beállításokkal, forintos számlákhoz
  • könnyen importálható eredményadatokkal (xml + pdf + adatbázis)
  • 1 napos bevezetéssel (testreszabás, telepítés, beüzemelés, betanítás)
  • egy éves ingyenes frissítéssel

⇒ nettó 570 ezer Ft-tól

Szükség esetén professzionális, automata lapadagolós Fujitsu dokumentumszkenner nettó 155 ezer Ft-tól.

Lehetséges a kézzel írt, számlatömbös számlák beolvasása?

Igen, de a felismerési arány valós számlákon valahol ~40 százalék körüli, azaz végeredményben nem érdemes vesződni vele.

Fogjunk bele! Nézze meg élőben!

Egyeztessünk időpontot! Készítsen elő néhányat a számlái közül, nézzük meg együtt, mire képes az automatizált számlarögzítés a valóságban! Vizsgáljuk meg, mennyire lesz optimális Önöknél a számlafeldolgozás, számlabeolvasás automatizálása!