Mit jelent az automatizált számlarögzítés?

A kézi adatbevitelt kiváltva a számlaadat-rögzítő szoftver megnyitja a szkennelt vagy pdf formátumú, géppel nyomtatott, tetszőleges elrendezésű számlákat és optikai karakterfelismerést (OCR) követően kinyeri a számlák elsődleges adatait, továbbá a számlatételeket és az ÁFA kimutatást. A kinyert adatokat ellenőrzés, esetleges javítás, összevetés, jóváhagyás után a háttérrendszerbe, tipikusan a számlázó- ill. könyvelőprogramba juttatja.

Az elsődlegesen kinyert számlaadatok:

  • számla kelte
  • számla fizetési határideje
  • teljesítési határidő
  • elszámolással érintett időszak (ha elérhető)
  • szállító/partner neve, címe, adószáma (majd ez alapján a vevőnél a törzsazonosítója)
  • szállító bankszámlaszáma
  • számla sorszáma
  • bruttó végösszeg

A számlatételek kinyerése opcionális. A program minden számlatípusból soronként kinyeri a kívánt adatoszlopokat (cikkszám, mennyiségi egység, nettó egységár, ÁFA mértéke stb.), így normalizálva a könyvelőprogram felé feladandó adatok körét és típusaikat.

A számlák végén szereplő ÁFA kimutatás feldolgozása opcionális, a program tételesen visszaadja a ÁFA kulcs - Nettó ár - ÁFA érték - Bruttó ár bontásban a sorokat.

Hogyan automatizálhatjuk a bejövő gépi számlák rögzítését?

A munkát elemzéssel érdemes kezdeni. Ennek során, titoktartási nyilatkozat kiállítását követően, díjmentesen megvizsgáljuk Önöknél az alábbiakat:

  • a beérkező számláikat (minőségük, számosságuk, felépítésük, méretük, kezelési körülményeik), a számlákhoz esetleg kapcsolódó egyéb iratokat (teljesítésigazolások, szállítólevelek, menetlevelek, munkalapok, beszerzési megrendelések stb.)
  • az alkalmazott számviteli és iratkezelő háttérrendszert (számlázó- ill. könyvelőprogramot, tartalomkezelőt, ügykezelőt, dokumentumkezelőt stb.), a biztonságos integrálhatóság (adatcsere) szempontjait, lehetőségeit
  • informatikai adottságaikat (alkalmazott MFP-k, szkennerek)

Végül a számítógéppel támogatott adatrögzítés szakértőjeként ajánlatot adunk a megvalósításra. Ennek részeként saját fejlesztésű Oculens Invoice Reader (hazai környezetben OcuSzámla) vagy Abbyy Flexicapture for Invoices alapú megoldást javasolunk az Önök részére. Az OcuSzámla szoftvert meglévő vagy bevezetni kívánt dokumentumkezelő, ügykezelő, számlajóváhagyó szoftvermegoldások bemeneti, érkeztető, előfeldolgozó állomásként érdemes használni. A Flexicapture-t jellemzően a gyakran változó dokumentumkörnyezetben dolgozó, maximális rugalmasságot igénylő, közép- és nagyvállalatok azonnali, komplex, elosztott számlafeldolgozási igényeihez ajánljuk.

Milyen költségekkel és időkerettel számolhatunk?

Példa: automatizált számlarögzítő szoftverrendszer kis- ill. középvállalat részére:

  • évi 15 ezer számlaoldal kapacitással (nagyjából havi 800 - 1,000 bejövő számla)
  • 20 bejövő számlatípus kezelésére felkészítve
  • korlátlan számlatípus kezelésére alkalmas (tanítható)
  • elsődleges és tételes adatkinyeréssel (számlatételek, ÁFA tételek)
  • magyar beállításokkal, forintos számlákhoz
  • könnyen importálható eredményadatokkal (xml + pdf + adatbázis)
  • 5 napos bevezetéssel (testreszabás, telepítés, beüzemelés, betanítás)
  • egy éves ingyenes frissítéssel

⇒ egyszeri nettó 2.7 millió Ft (lehetőség van előfizetéses használatra)

Példa: kedvcsináló automatizált számlarögzítő szoftverrendszer:

  • évi 3 ezer számlaoldal kapacitással (nagyjából havi 100 - 200 bejövő számla)
  • 20 bejövő számlatípus kezelésére felkészítve
  • korlátlan számlatípus kezelésére alkalmas (tanítható)
  • elsődleges számlaadatok kinyerése
  • magyar beállításokkal, forintos számlákhoz
  • könnyen importálható eredményadatokkal (xml + pdf + adatbázis)
  • 1 napos bevezetéssel (testreszabás, telepítés, beüzemelés, betanítás)
  • egy éves ingyenes frissítéssel

⇒ nettó 570 ezer Ft-tól

Szükség esetén professzionális, automata lapadagolós Fujitsu dokumentumszkenner nettó 155 ezer Ft-tól.

Lehetséges a kézzel írt, számlatömbös számlák beolvasása?

Igen, de a felismerési arány valós számlákon valahol ~40 százalék körüli, azaz végeredményben nem érdemes vesződni vele.

Fogjunk bele! Nézze meg élőben!

Egyeztessünk időpontot! Készítsen elő néhányat a számlái közül, nézzük meg együtt, mire képes az automatizált számlarögzítés a valóságban! Vizsgáljuk meg, mennyire lesz optimális Önöknél a számlafeldolgozás, számlabeolvasás automatizálása!