Mit jelent az automatizált számlarögzítés manapság Magyarországon?

Magyar szállítói számlák esetén, amelyeknek adatai a NAV Online Számlában elérhetők, számlakép-számlaadat párosítást, azaz számlaazonosítást.

Külföldi devizás, illetve a NAV Online Számla indulása (2020. július 1.) előtt keletkezett, továbbá a NAV Online Számlába be nem kerülő hazai szállítói számlák esetén számítógéppel támogatott, teljes számlaadat kinyerést.

A legteljesebb számlarögzítő megoldást kínáljuk termelő, szolgáltató és kereskedelmi cégeknek
... ráadásul extra adatokat is képesek vagyunk kinyerni a számlákból

Számlarögzítő szoftvermegoldásainknak nem jelent gondot magyar és külföldi számlák feldolgozása. Az olyan magyar számlákkal is boldogulnak, amelyek nem elérhetők a NAV Online Számla rendszerében. Könnyedén, a mesterséges intelligencia erejével találják meg a keresett adatokat.

A számlák igen gyakran olyan üzleti adatokat tartalmaznak, amelyek nem kötelező elemei a számlának. Ilyen lehet a bankszámlaszám, a megrendelésszám, szállítólevélszám, sarzsszám stb. Ezeket nem vagy nem feltétlenül lehet a NAV Online Számla 2.0 vagy 3.0 rendszerből megszerezni, ám szoftvereink képesek ezeket megtalálni és kiemelni a számlakép adataiból.

Magyar szállítói számlák esetén megoldásaink a NAV Online számlával integráltan működnek. Beállítástól függően a NAV Online Számlából letöltött adatok előrögzítéshez, majd ellenőrzéshez vagy közvetlenül (ellenőrzés nélkül) exportáláshoz használhatók.

A NAV Online Számlában nem létező hazai számlák és a külföldi számlák esetében a számlarögzítő szoftvereink megnyitják a szkennelt vagy pdf formátumú, gépi nyomtatású, tetszőleges elrendezésű, többoldalas  számlákat és optikai karakterfelismerést (OCR) követően kinyerik a számlák elsődleges adatait, a végösszeget, igény esetén a számlatételeket (számlasorokat) és a tételes ÁFA kimutatást.

A kinyert adatokat ellenőrzés, esetleges javítás, összevetés, jóváhagyás után a háttérrendszerek felé küldik.

Az elsődlegesen kinyert számlaadatok:

  • számla kelte
  • számla fizetési határideje
  • teljesítési határidő
  • elszámolással érintett időszak (ha elérhető)
  • szállító/partner neve, címe, adószáma (majd ez alapján a vevőnél a törzsazonosítója)
  • szállító bankszámlaszáma
  • számla sorszáma
  • bruttó végösszeg

A számlatételek kinyerése opcionális. Programjaink minden számlatípusból soronként kinyerik a kívánt adatoszlopokat (cikkszám, mennyiségi egység, nettó egységár, ÁFA mértéke stb.), így normalizálva a háttérrendszer felé feladandó adatok körét és típusaikat.

A számlák végén szereplő ÁFA kimutatás feldolgozása opcionális, a programok tételesen visszaadják ÁFA kulcs - Nettó ár - ÁFA érték - Bruttó ár bontásban a sorokat.

Hogyan automatizálhatjuk a bejövő gépi számlák rögzítését?

A munkát elemzéssel érdemes kezdeni. Ennek során, titoktartási nyilatkozat kiállítását követően, díjmentesen megvizsgáljuk Önöknél az alábbiakat:

  • a beérkező számláikat (minőségük, számosságuk, felépítésük, méretük, kezelési körülményeik), a számlákhoz esetleg kapcsolódó egyéb iratokat - teljesítésigazolások, szállítólevelek, menetlevelek, munkalapok, beszerzési megrendelések stb.)
  • az alkalmazott számviteli és iratkezelő háttérrendszert (számlázó- ill. könyvelőprogramot, tartalomkezelőt, ügykezelőt, dokumentumkezelőt stb.), a biztonságos integrálhatóság (adatcsere) szempontjait, lehetőségeit
  • informatikai adottságaikat (alkalmazott MFP-k, szkennerek)

Végül a számítógéppel támogatott adatrögzítés szakértőjeként ajánlatot adunk a megvalósításra. Ennek részeként saját fejlesztésű Oculens Invoice Reader (hazai környezetben OcuSzámla) vagy Abbyy Flexicapture for Invoices alapú megoldást javasolunk az Önök részére.

Az OcuSzámla szoftvert meglévő vagy bevezetni kívánt dokumentumkezelő, ügykezelő, számlajóváhagyó szoftvermegoldások bemeneti, érkeztető, előfeldolgozó állomásként érdemes használni.

A Flexicapture-t jellemzően a gyakran változó dokumentumkörnyezetben dolgozó, maximális rugalmasságot igénylő, közép- és nagyvállalatok azonnali, komplex, elosztott számlafeldolgozási igényeihez ajánljuk.

Fogjunk bele! Nézze meg élőben!

Egyeztessünk időpontot! Készítsen elő néhányat a számlái közül, nézzük meg együtt, mire képes az automatizált számlarögzítés a valóságban! Vizsgáljuk meg, mennyire lesz optimális Önöknél a számlafeldolgozás, számlabeolvasás automatizálása!