Mit jelent az automatizált számlarögzítés?

A kézi adatbevitelt kiváltva a számlaadat-rögzítő szoftver megnyitja a szkennelt vagy pdf formátumú, géppel nyomtatott, tetszőleges elrendezésű számlákat és optikai karakterfelismerést (OCR) követően kinyeri a számlák elsődleges adatait, továbbá a számlatételeket és az ÁFA kimutatást. A kinyert adatokat ellenőrzés, esetleges javítás, összevetés, jóváhagyás után a háttérrendszerbe, tipikusan a számlázó- ill. könyvelőprogramba juttatja.

Az elsődlegesen kinyert számlaadatok:

  • számla kelte
  • számla fizetési határideje
  • teljesítési határidő
  • elszámolással érintett időszak (ha elérhető)
  • szállító/partner neve, címe, adószáma (majd ez alapján a vevőnél a törzsazonosítója)
  • szállító bankszámlaszáma
  • számla sorszáma
  • bruttó végösszeg

A számlatételek kinyerése opcionális. A program minden számlatípusból soronként kinyeri a kívánt adatoszlopokat (cikkszám, mennyiségi egység, nettó egységár, ÁFA mértéke stb.), így normalizálva a könyvelőprogram felé feladandó adatok körét és típusaikat.

A számlák végén szereplő ÁFA kimutatás feldolgozása opcionális, a program tételesen visszaadja a ÁFA kulcs - Nettó ár - ÁFA érték - Bruttó ár bontásban a sorokat.

Hogyan automatizálhatjuk a bejövő gépi számlák rögzítését?

A munkát elemzéssel érdemes kezdeni. Ennek során, titoktartási nyilatkozat kiállítását követően, díjmentesen megvizsgáljuk Önöknél az alábbiakat:

  • a beérkező számláikat (minőségük, számosságuk, felépítésük, méretük, kezelési körülményeik), a számlákhoz esetleg kapcsolódó egyéb iratokat (teljesítésigazolások, szállítólevelek, menetlevelek, munkalapok, beszerzési megrendelések stb.)
  • az alkalmazott számviteli és iratkezelő háttérrendszert (számlázó- ill. könyvelőprogramot, tartalomkezelőt, ügykezelőt, dokumentumkezelőt stb.), a biztonságos integrálhatóság (adatcsere) szempontjait, lehetőségeit
  • informatikai adottságaikat (alkalmazott MFP-k, szkennerek)

Végül a számítógéppel támogatott adatrögzítés szakértőjeként ajánlatot adunk a megvalósításra. Ennek részeként saját fejlesztésű Oculens Invoice Reader (hazai környezetben OcuSzámla) vagy Abbyy Flexicapture for Invoices alapú megoldást javasolunk az Önök részére.

Milyen költségekkel és időkerettel számolhatunk?

Példa: automatizált számlarögzítő szoftverrendszer kis- ill. középvállalat részére:

  • évi 15 ezer számlaoldal kapacitással (nagyjából havi 800 - 1,000 bejövő számla)
  • 20 bejövő számlatípus kezelésére felkészítve
  • korlátlan számlatípus kezelésére alkalmas (tanítható)
  • elsődleges és tételes adatkinyeréssel (számlatételek, ÁFA tételek)
  • magyar beállításokkal, forintos számlákhoz
  • könnyen importálható eredményadatokkal (xml + pdf + adatbázis)
  • 5 napos bevezetéssel (testreszabás, telepítés, beüzemelés, betanítás)
  • egy éves ingyenes frissítéssel

⇒ egyszeri nettó 2.7 millió Ft (lehetőség van előfizetéses használatra)

Példa: kedvcsináló automatizált számlarögzítő szoftverrendszer:

  • évi 3 ezer számlaoldal kapacitással (nagyjából havi 100 - 200 bejövő számla)
  • 20 bejövő számlatípus kezelésére felkészítve
  • korlátlan számlatípus kezelésére alkalmas (tanítható)
  • elsődleges számlaadatok kinyerése
  • magyar beállításokkal, forintos számlákhoz
  • könnyen importálható eredményadatokkal (xml + pdf + adatbázis)
  • 2 napos bevezetéssel (testreszabás, telepítés, beüzemelés, betanítás)
  • egy éves ingyenes frissítéssel

⇒ nettó 590 ezer Ft-tól

Szükség esetén professzionális, automata lapadagolós Fujitsu dokumentumszkenner nettó 155 ezer Ft-tól.

Lehetséges a kézzel írt, számlatömbös számlák beolvasása?

Igen, de a felismerési arány valós számlákon valahol ~40 százalék körüli, azaz végeredményben nem érdemes vesződni vele.

Fogjunk bele! Nézze meg élőben!

Egyeztessünk időpontot! Készítsen elő néhányat a számlái közül, nézzük meg együtt, mire képes az automatizált számlarögzítés a valóságban! Vizsgáljuk meg, mennyire lesz optimális Önöknél a számlafeldolgozás, számlabeolvasás automatizálása!