Mit jelent az automatizált számlarögzítés manapság Magyarországon?
Magyar szállítói számlák esetén, amelyeknek adatai a NAV Online Számlában elérhetők, számlakép-számlaadat párosítást, azaz számlaazonosítást.
Külföldi devizás, illetve a NAV Online Számla indulása (2020. július 1.) előtt keletkezett, továbbá a NAV Online Számlába be nem kerülő hazai szállítói számlák esetén számítógéppel támogatott, teljes számlaadat kinyerést.
A legteljesebb számlarögzítő megoldást kínáljuk termelő, szolgáltató és kereskedelmi cégeknek
... ráadásul extra adatokat is képesek vagyunk kinyerni a számlákból
Számlarögzítő szoftvermegoldásainknak nem jelent gondot magyar és külföldi számlák feldolgozása. Az olyan magyar számlákkal is boldogulnak, amelyek nem elérhetők a NAV Online Számla rendszerében. Könnyedén, a mesterséges intelligencia erejével találják meg a keresett adatokat.
A számlák igen gyakran olyan üzleti adatokat tartalmaznak, amelyek nem kötelező elemei a számlának. Ilyen lehet a bankszámlaszám, a megrendelésszám, szállítólevélszám, sarzsszám stb. Ezeket nem vagy nem feltétlenül lehet a NAV Online Számla 2.0 vagy 3.0 rendszerből megszerezni, ám szoftvereink képesek ezeket megtalálni és kiemelni a számlakép adataiból.
Magyar szállítói számlák esetén megoldásaink a NAV Online számlával integráltan működnek. Beállítástól függően a NAV Online Számlából letöltött adatok előrögzítéshez, majd ellenőrzéshez vagy közvetlenül (ellenőrzés nélkül) exportáláshoz használhatók.
A NAV Online Számlában nem létező hazai számlák és a külföldi számlák esetében a számlarögzítő szoftvereink megnyitják a szkennelt vagy pdf formátumú, gépi nyomtatású, tetszőleges elrendezésű, többoldalas számlákat és optikai karakterfelismerést (OCR) követően kinyerik a számlák elsődleges adatait, a végösszeget, igény esetén a számlatételeket (számlasorokat) és a tételes ÁFA kimutatást.
A kinyert adatokat ellenőrzés, esetleges javítás, összevetés, jóváhagyás után a háttérrendszerek felé küldik.
Az elsődlegesen kinyert számlaadatok:
- számla kelte
- számla fizetési határideje
- teljesítési határidő
- elszámolással érintett időszak (ha elérhető)
- szállító/partner neve, címe, adószáma (majd ez alapján a vevőnél a törzsazonosítója)
- szállító bankszámlaszáma
- számla sorszáma
- bruttó végösszeg
A számlatételek kinyerése opcionális. Programjaink minden számlatípusból soronként kinyerik a kívánt adatoszlopokat (cikkszám, mennyiségi egység, nettó egységár, ÁFA mértéke stb.), így normalizálva a háttérrendszer felé feladandó adatok körét és típusaikat.
A számlák végén szereplő ÁFA kimutatás feldolgozása opcionális, a programok tételesen visszaadják ÁFA kulcs - Nettó ár - ÁFA érték - Bruttó ár bontásban a sorokat.
Hogyan automatizálhatjuk a bejövő gépi számlák rögzítését?
A munkát elemzéssel érdemes kezdeni. Ennek során, titoktartási nyilatkozat kiállítását követően, díjmentesen megvizsgáljuk Önöknél az alábbiakat:
- a beérkező számláikat (minőségük, számosságuk, felépítésük, méretük, kezelési körülményeik), a számlákhoz esetleg kapcsolódó egyéb iratokat - teljesítésigazolások, szállítólevelek, menetlevelek, munkalapok, beszerzési megrendelések stb.)
- az alkalmazott számviteli és iratkezelő háttérrendszert (számlázó- ill. könyvelőprogramot, tartalomkezelőt, ügykezelőt, dokumentumkezelőt stb.), a biztonságos integrálhatóság (adatcsere) szempontjait, lehetőségeit
- informatikai adottságaikat (alkalmazott MFP-k, szkennerek)
Végül a számítógéppel támogatott adatrögzítés szakértőjeként ajánlatot adunk a megvalósításra. Ennek részeként saját fejlesztésű Oculens Invoice Reader (hazai környezetben OcuSzámla) vagy Abbyy Flexicapture for Invoices alapú megoldást javasolunk az Önök részére.