Szkenneléskor a cél a legtisztább, így legnagyobb pontossággal olvasható iratképek előállítása a beérkező számlákból és szállítólevelekből. A megfelelő minőségű képről, amennyiben nincsenek zavaró részek a képen, a lehető legtöbb érvényes adatot tudja önállóan kinyerni az adatkinyerő OCR szoftver. Minél kevesebb bizonytalan adat lesz az eredményben, annál kevesebb kézi (operátori) ellenőrző-érvényesítő munkát igényel a feldolgozás, így lesz a számla- illetve szállítólevél kezelés a legalacsonyabb költségű.
Általánosságban elmondható, hogy 300 dpi felbontásban és szürkeárnyalatos (grayscale) módban optimális a normál számlák és szállítólevelek szkennelése (normál = nincsenek rajta extra kisméretű karakterekből álló adatok).
Színesben (Color) akkor szkennelj, ha a számla, szállítólevél háttere tartalmaz valamilyen „vízjelet”, feliratot, reklámot. Ez a „vízjel” a szürke képen zavaró lenne, rontaná az OCR pontosságát, de színes képből legtöbbször egyszerű eltávolítani szoftveresen még az OCR folyamat előtt.
Használj professzionális dokumentumszkennert, állítsd be rajta a legtisztább iratképet! Ezek a szkennerek sok képi előfeldolgozást (image cleanup, image enhancement) tudnak elvégezni a szinte tökéletes iratképek előállítása érdekében. Akár a vízjeleket is eltávolítják szkennelési időben a számlákról, szállítólevelekről.