Számlaképek bárhonnan
A számlák többféle forrásból érkezhetnek: a papírszámlák szkennerről közvetlenül, a pdf vagy egyéb képi formátumú számlák egy mappából - almappákkal együtt, számlacsatolmányokat tartalmazó elektronikus levelekből (e-mail fiók), dokumentum- vagy iratkezelő rendszerből (pl. Microsoft Sharepoint) vagy egy adatbázis megfelelő mezőjéből a sok ezernyi adatrekord közül. A Flexicapture saját szkennelőprogrammal rendelkezik, de akár webes felületről, böngészőből is elvégezhető a szkennelés.
A lényeg csak annyi, hogy a számlaképek a megfelelő projektben a számlafelismerő "bemenetéhez" érkezzenek.
Elosztott feldolgozás
A számlafeldolgozást vezérlő szerver (Processing Server) önmagában tartalmaz feldolgozóegységet (Processing Station), de korlátlan számú külső feldolgozóegységet (további Processing Station-t) lehet a feldolgozásba kapcsolni. Ezek között a legoptimálisabban osztja el a terhelést a központi vezérlő szerver (Processing Server).
Adat- és szabályellenőrzés - zéró hiba
Ellenőrzésre alapvetően két okból lehet szükség: felismerési hibák vagy szabályhibák esetén. Felismerési (OCR) hibák sokszor megkerülhetetlenek, gondoljunk például egy olyan számlára, amelyen a bruttó összeg, a figyelem felkeltése miatt, valamilyen mintás (pöttyözött) háttérre kerül, ami a felismerőt megzavarja, hiszen módosítja a gép által érzékelt karakterek formáját.
A szabályok figyelése egészen aprólékosan beállítható. Előírhatjuk például, hogy 10,000 Ft-nál nagyobbnak felismert számla végösszegeket minden esetben ellenőrizzen egy adatellenőrző munkatárs, még akkor is, ha a felismerés pontossága 100 százalékosan biztos. Vagy figyelmeztetés adhatunk a kezelőnek márciusban, hogy a teljesítést tekintve egy januári számla érkezett be. De a számlatételekre is beállíthatjuk az ellenőrzést, hiszen a mennyiség, nettó egységár, kedvezmény, nettó összár négyesnek stimmelnie kell eurós számláknál, ahol tizedesek, századosok szerepelhetnek.
Normalizálás, egységes formájú adatok
A szoftver többfajta normalizálást is elvégez feldolgozáskor. Mi történik, ha egy külföldi számlán szerepel a számla kelte dátumként, de a fizetési határidőnél csak annyi áll, hogy "30 DAY(S)"? Némi finomítás után egyszerűen beállítható, hogy az adott szállítónál a fizetési határidőből nyerje ki a napok számát (30) és adja hozzá a számla keltéhez. Így exportáláskor a konkrét dátum jelenik majd meg.
Az eredmény átadása
A feldolgozás legvégén előállnak a helyes számlaadatok. Az eredmény formája ismét igen sokféle lehet, az egyszerű szövegfájltól kezdve, egészen az adatbázisig. Az összetartozó számla elsődleges adatok és számlatételek más-más fájlokba vagy adatrekordokba kerülnek, de természetesen egy azonosítón keresztül összepárosíthatók.
Kiegészítő szolgáltatások a szoftverben
Dokumentumszétválogatás
Joggal merül fel a kérdés, hogy mi történik akkor, ha nem külön fájlokban érkeznek be a számlák, hanem mondjuk egyetlen pdf-ben több számla, esetleg összekeverve más iratokkal? A Flexicapture támogatja az iratok szétválogatását. Erre alapesetben két módszer kínálkozik.
Ez egyikben egy vonalkódos címkét kell ragasztani minden irat (számla, teljesítésigazolás stb.) első oldalára. A második lehetőség üres lapok használata úgy, hogy az iratok közé helyezzük őket szeparálónak. Vonalkód használata esetén természetesen a vonalkódadat is az irat kimeneti adataihoz adódik.
Dokumentumosztályozás
Másik gyakori feladat számlafeldolgozáskor, hogy a bejövő számlák közül mondjuk csak néhány szállító esetén van szükség tételes adatkinyerésre. Erre ad remek megoldást a Flexicapture dokumentumosztályozó képessége. Egy egyszerű, szintén vizuális tanítás során megmondjuk a számlákról, hogy melyik számla-dokumentumosztályba soroljuk őket (tételes, nem tételes), és ennek megfelelően kerülnek majd a megfelelő számlaadatkinyerő folyamatba. Ezzel a módszerrel sokkal többre is képes a szoftver. Szét tudjuk válogatni mondjuk a beérkező megrendeléseket, teljesítésigazolásokat, szerződéseket stb.
Integráció külső adatbázisokkal
Opcionálisan összeköthető a szoftver a kimenő megrendelésekkel és a főkönyvi rendszerrel, a beérkező és felismert számlaadatokkal ezekre lehet ellenőrző műveleteket végezni.
Szkriptelés, külső programmodulok egyedi igényekhez
Akármilyen nagy tudással rendelkezik a Flexicapture, lehetnek az adott felhasználónak speciális adottságai, kérései. Erre nyújt lehetőséget egyrészt a szkriptelés, amikor a feldolgozás egyes pontjain "belenyúlunk" a folyamatba. Másik lehetőség, hogy .NET-ben kifejleszett, egyedi programmodult "fűzűnk fel" a megfelelő helyre, és abban kezeljük, ellenőrizzük, kérjük el, hasonlítjuk össze vagy ellenőrizzük az adatokat.