Miért kézzel rögzíti még mindig az összes adatát?

 

Vezető szoftvertermékünk, az OcuLens, egy "szoftver-építőkészlet", amellyel rövid idő alatt lehet az Ön igényeinek megfelelő, egyedi, kitöltött űrlapok (számlák, csekkek, kérdőívek stb.) feldolgozására alkalmas automatikus adatrögzítő számítógépprogramot összeállítani.

Az OcuLens-alapú alkalmazás képes:

  • papírűrlapok szkennelésére
  • a szkennelt űrlapképekből az értékes tartalom kinyerésére (karakterfelismeréssel, vonalkód-felismeréssel)
  • szükség esetén a kinyert adatok ellenőrzésére és értelmezésére (verifikáció és validáció)
  • a kinyert és helyes adatok átadására külső alkalmazásoknak a további, hagyományos adatfeldolgozásra

Az OcuLens-alapú űrlapfeldolgozó szoftver kiváltja a tisztán kézi adatrögzítést úgy, hogy az adatrögzítés átlagosan 300 százalékkal gyorsabb lesz, az általa kiváltott manuális adatfelvitelhez képest!

Haszon az Ön vállalkozásának

Milyen előnyei vannak az OcuLens használatának?

Az alkalmazás előnyei alapvetően három területen jelentkeznek:

  1. Munkaerő: kevesebb adatrögzítő munkatárs szükséges
  2. Munkamennyiség: több feladat végezhető el
  3. Munkaidő: jelentősen lerövidül az adatrögzítés ideje

A valós megoldásokban a fenti tényezők vegyesen, megoldásonként más és más arányban javítják a hatékonyságot.

Milyen hasznot hoz az Ön cégének az OcuLens?

Általában azt lehet mondani, hogy javul a felhasználó cégnél a szolgáltatás vagy a belső működés színvonala, költséghatékonyabbá, azaz nyereségesebbé válik az üzleti ill. szervezeti működés.

TulajdonságElőnyHaszon
kevesebb alkalmazott elegendőmunkabért, járulékokat és a foglalkoztatással összefüggő egyéb kiadásokat lehet megtakarítaniami nem kiadás, az nyereség – költségcsökkentés
több feladat készül ela meglévő alkalmazottak munkahatékonysága javul, a meglévő eszközök jobban ki vannak használvatöbb munkát végeznek el az alkalmazottak többlet bérkiadás nélkül
kevesebb idő szükségesa papíron lévő adatok gyorsabban kerülnek hagyományos feldolgozásra, gyorsul az adatszolgáltatásgyorsabban állnak rendelkezésre adatok, így pl. gyorsabban hozhatók döntések, gyorsabban szolgáltathatóak adatok, gyorsabban lehet elszámolni stb., javul a szolgáltatási-színvonal, az üzleti működés felgyorsul – az információ pénz

Hogyan alkalmazható?

Az OcuLens egymagában is használható, ha például papírűrlapokon szereplő adatokat az Excel táblázatkezelőbe vagy SAP-be akarjuk juttatni. Leggyakrabban valamilyen összetett üzleti folyamat része lesz az OcuLens, ezért integráljuk egy nagyobb informatikai rendszerbe, amelyben eddig a külső, papírokon szereplő adatok felvitele volt a szűk keresztmetszet.

A szoftverbevezetés kérdései

Melyek egy adatrögzítő rendszer bevezetésekor a nehéz pontok?

Az első néhány hétben az addig csak a billentyűzetet használó operátoroknak furcsa és nehéz elfogadniuk azt, hogy kicsit másképpen kell dolgozniuk.

A szkennerbe folyamatosan rakniuk kell a papírkötegeket (általában 50 lap fér egyszerre az adagolóba), el kell venni a kimeneti tálcáról a papírokat. A felismerést végző gépen ellenőrizniük kell, hogy a megfelelő kötegeken dolgozzon a számítógép. Egyébként pedig idejük nagyrészében a korrektorfelület előtt kell ülniük, és az alkalmazástól függően össze kell hasonlítaniuk a szkennelt mezőképeket a számítógép által felismert karakteres eredménnyel, és ha szükséges, korrigálniuk kell azt.

Általában elmondható az, hogy nagyobb rendszerek esetén a kezdeti nehézségeken 4-6 hét alatt átesnek a felhasználók, és ezután már tiltakoznak, ha a tisztán kézi módszerrel kellene dolgozniuk, hiszen belátják és megtapasztalják ekkorra, hogy a munkájukat jelentősen támogatja a számítógépes automatikus adatrögzítés.

Ebben a munkamódszerben valójában nem adatrögzítőkről beszélünk, hanem olyan személyzetről, amelynek az adatrögzítés helyett a számítógép által rögzített adatok jóváhagyása a feladata! Ez pedig jóval kevesebb megterhelést jelent a számukra.

Mikor érdemes bevezetni egy automatikus adatrögzítő szoftvert?

Akkor, ha a számítógépes rendszer lényegesen gyorsabban ill. kevesebb hibával dolgozik, mint az adatrögzítő személyzet.

Másik fontos tényező a "kritikus tömeg", ami azt jelenti, hogy a feladathoz mérten kellően sok űrlapot kelljen feldolgozni. Optimális esetben egyfajta űrlapból kell sokat feldolgozni.

Az űrlap adattartalmától is függ, hogy érdemes-e számítógépet használni. Például olyan űrlap, amely csak jelölőnégyzeteket és vonalkódokat tartalmaz, a legjobb ilyen szempontból, hiszen 100% pontossággal lehet ezeket olvasni és így a felismerés adatait sem kell érvényesíteni, tehát nagyon gyors a feldolgozás. A másik véglet egy olyan űrlap lehet, ahol kézzel írt ékezetes kis- és nagybetűk szerepelnek tetszőleges emberektől (pl. hipermarket vásárlói klubjához személynevek, lakcímek gyűjtésekor), amelynek felismerési aránya alacsony, kb. 60-70 %, így a hibák javítása már elér egy akkora léptéket, hogy célszerűbb inkább tisztán kézzel rögzíteni az adatokat.

Az igazán használható valós alkalmazásokban vegyesen szerepelnek jelölőnégyzetek, vonalkódok, géppel nyomtatott betűk-számok (ezek 100%-osan olvashatók) és kézzel írott számok (ezek 98%-os pontossággal ismerhetők fel).

Gyakori megoldás, hogy azokat a részeket, amelyeket a gép nehezen ismer fel (pl. folyóírásos részek) hagyományosan kézzel rögzítünk, mert még így is gyorsabb a rögzítés, hiszen az egyéb részeket a gép dolgozta fel.

Melyek azok a tényezők, amelyek leginkább előmozdítják adatrögzítő számítógépes rendszer bevezetésének sikerességét?

Mint minden komoly feladatnál itt is a tervezéssel és a méretezéssel kell kezdeni. Meg kell vizsgálni, hogy a már létező és feldolgozandó űrlap, csekk, szelvény stb. alkalmas-e a feldolgozásra? Ha nem alkalmas, akkor van-e lehetőség a módosítására?Vagy – ez a legjobb eset – olyan-e a feladat, amihez nincs kész űrlap, ezért tervezhetünk hozzá egy optimálisat?

Fontos tájékozódni a körülményekről is. Például: a kitöltést csak személyek szűk köre végzi vagy gyakorlatilag bárki? Előbbi esetben ugyanis lehet írásmintákat gyűjteni a személyektől, és írásuk felismerésére be lehet tanítani a karakterfelismerőt, így pontosabb lesz a felismerés. De ugyanígy egy zárt körben könnyebb betartatni bizonyos űrlapkitöltési szabályokat (leginkább azt, hogy szépen írjanak és kíméljék a papírokat sérülésektől, szennyeződéstől), ez ismét a feldolgozás hatékonyságát javítja. Ilyen módon egészen apró, de alapvető fontosságú dolgokat lehet előírni, pl. az egységes írószerhasználatot, az űrlap papírminőségét, a kitöltött űrlapok kezelését, mozgatását, előkészítését stb.

Az űrlap adattartalmának, a kitöltő környezet és a feldolgozással kapcsolatos elvárások ismeretében pontosan kiszámolható, hogy milyen eredmény várható az automatikus adatrögzítő megoldástól. Az elemzés akár eredményezheti azt is, hogy nem érdemes bevezetni, mert a létrehozásába fektetett idő, energia és pénz nem jön vissza kellően a hatékonyság növekedésében!

A számítógéppel támogatott adatfeldolgozás milyenségét nagyon meghatározza a bemeneti oldal: tervezésben – minőségben jó papírűrlap, gondosan kitöltve a képzett és megfelelően tájékoztatott kitöltő személyekkel. Arra kell törekedni, hogy minél jobb minőségű, minél szebben kitöltött papírűrlapokat kelljen feldolgoznunk! Az ebbe befektetett figyelem, „vesződség” és energia bőségesen megtérül a feldolgozáskor.

A technikai feltételeken túl nagyon fontos, hogy az alkalmazást bevezető vállalat vezetése elkötelezett legyen a rendszer használata mellett. Csak ez a következetes hozzáállás biztosítja, hogy a programokat kezelő személyzet gyorsan beletanuljon az újdonságba az esetleges kezdeti nehézségek ellenére is. Azaz ne húzódjon el a bevezetés úgy, hogy akár ideiglenesen kézzel rögzítenek adatot.

Szkenneléshez csak valóban professzionális eszközt szabad választani, amelyet a szkennelt képek feljavítását végző képfeldolgozókártyával együtt érdemes beüzemelni. Műanyagalkatrészeket használó, ezért gyorsan elkopó, mechanikailag instabil berendezés csak fennakadást és mérgelődést, azaz anyagi veszteséget okoz a feldolgozáskor.

Ha szükség van a felismert adatok érvényesítésére, akkor ehhez megfelelő korrektorfelületet kell kialakítani. Az OcuLens egyik erőssége éppen ez, mert bármilyen egyedi igényre szabott korrektort ki lehet hozzá alakítani, bonyolult feladatoknál is max. 2-3 nap alatt.

A korrektor nem csak egy megjelenítőfelület. Nagyon sok mindenre képes, így például

  • adott mezőre szabályok figyelésére (pl. személyi számoknál az első karakter csak 1 vagy 2 lehet; egy dátummező nem lehet kisebb vagy nagyobb egy értelmes értéknél; egy, az emberi testhőmérsékletet rögzítő rubrikába nem kerülhet 36-37 Celsius foktól nagyon eltérő adat stb.)
  • mezők közötti összefüggések vizsgálatára (pl. egy összegmezőben szereplő értéknek egyeznie kell a részadatmezők összegének értékével; ha az űrlapon szereplő irányítószámhoz nem passzol a feltüntetett településnév stb.)

A korrektor tehát nagyon sok feladatot végez el, igazi támasza az adatérvényesítést végző operátornak. Akkor van jól kialakítva, ha az operátor az addigi csak kézzel végzett munkájánál jóval gyorsabb (egyötödnyi vagy kevesebb idő alatti) adatkezelést biztosít: az érvényesítendő űrlapszakasz megjelenik (jól áttekinthetően), ha javítanivaló van, akkor a program rögtön a javítandó részre áll, az operátor javítja, majd lapoz – mindez egy-egy lap esetében csak pár másodperc lehet. Az igazán gyakorlott adatrögzítők elképesztő tempóban tudják a billentyűzeten bevinni az adatokat, ezt kell a korrektornak ill. az egész számítógépes automatikus adatrögzítő rendszernek túlszárnyalnia!

A számítástechnika szerencsére már odajutott, hogy korszerű általános irodai számítógépek elegendőek a feldolgozáshoz átlagos (100 Mbit/s) hálózaton.

Eszközigény

Mire van szükség a számítógéppel támogatott adatrögzítéshez?

Az alap informatikai eszközök (számítógép, szerver, hálózat stb.) mellett

  • szkennerre (lapolvasóra), amely a papírlapokról a számítógép számára kezelhető digitális másolatot készít,
  • űrlapfeldolgozó szoftverre, l. OcuLens.

A modern, professzionális dokumentum szkennerekhez a gyártók kép-előfeldolgozó szoftvermodult adnak. Ez a modul sok-sok kozmetikázást elvégez a szkennelt képen, így az sokkal jobban olvasható lesz majd az űrlapfeldolgozó programmal. Például korrigálja a szkenneléskor keletkező ferdeséget, zajpöttyöket és felesleges részeket (pl. vonalak, rubrikák) távolít el a képről, felismer vonalkódokat, optimalizálja a fényerőt, kisimítja a karaktereket stb.

Milyenek, mit tudnak a professzionális szkennerek?

Nagy sebességgel tudnak papírlapokról digitális másolatot készíteni. Nagy a mechanikai teherbírásuk, gyártóik 3-60 ezer lap/nap terhelést javasolnak, de az eszközök ennek 2-3-szorosát is simán elviselik. Manapság gyakorlatilag mindegyik színes és kétoldalas (duplex). Felbontásuk eléri a 600 dpi-t (pont/hüvelyk), ám karakterfelismeréshez elegendő a 200-300 dpi. A szkennelhető lapok mérete a névjegytől az A/3-as méretig terjed. Természetesen a nagy sebességű szkenneléshez lapadagolóra is szükség van, egy 20-40 lap/perces szkenner esetén az adagoló mérete általában 50 lap.

A professzionális dokumentumarchíváló szkennerek tartós, erős fémszerkezetet rejtenek magukban, beszerzési áruk 200 ezer Ft-tól akár 8 millió Ft-ig terjedhet. Leginkább a 700 ezer – 1.5 millió Ft-os szkennerek a legnépszerűbbek az adatrögzítő megoldásoknál.

Mekkora befektetésre van szükség egy számítógéppel támogatott adatrögzítő rendszer kialakításához?

Olyan egyszerű feladathoz, ahol csak havi néhány ezer olyan űrlapot kell olvasni, amely néhányszor tíz jelölőnégyzetet és egy darab, azonosításhoz használt vonalkódot tartalmaz, megfelelő egyoldalas belépő szintű szkennerrel együtt 300-500 ezer Ft körül alakul az ára.

A tipikus OcuLens-es projektek nagyrésze (egy komoly szkennert is beleértve) 2 – 7 millió Ft között mozog.

Nagyvállalati, több telephelyes megoldások, nagy teljesítményű szkennerekkel tízmilliós nagyságrendű kiadást jelentenek.

A feldolgozás lépései

Milyen időszeletekkel kell számolni egy-egy űrlap feldolgozása esetén?

Ha űrlapszintre bontjuk le az adatrögzítést, akkor az alábbi szeleteket találjuk:

  • fizikai előkészítés: kapcsok kiszedése, beigazítás, perforáció eltávolítása stb.
  • szkennelés (1-2 mp/lap)
  • felismerés (2-4 mp/lap)
  • érvényesítés (3-5 mp/lap)

Természetesen a konkrét feladat esetén lehet csak elmondani, hogy pontosan milyen értékek várhatóak.

Miért vannak bizonytalanul felismert karakterek a korrektorban?

Mert sokszor mi, emberek sem tudjuk határozottan eldönteni, hogy egy-egy írott karakter mi lehet. Itt például melyik karakter 3-as, melyik 9-es, melyik 8-as?

 

Minden esetben a papír-alapú adatgyűjtés a legmegfelelőbb?

Elemezni kell a konkrét feladatot, az alkalmazás körülményeit, a felhasználó elvárásait, és lehet, hogy néhány adatgyűjtéshez használható kézi számítógéppel (l. a képen) vagy egy adatgyűjtő webalkalmazással, de akár egy egyszerű mobiltelefonnal nagyságrendekkel hatékonyabban oldható meg a feladat.