Automatikus számlarögzítés - Ocuszámla

Számlabeolvasás, automatikus adatrögzítés

OcuSzámla számlabeolvasó szoftverünkkel lehetőség van nagy mennyiségű, többoldalas, nyomtatott számla és kapcsolódó irataik - teljesítésigazolás, szállítólevél stb. - beolvasására. A szoftver és a szoftverhez kapcsolódó munkafolyamatok lehetővé teszik az iratok egyértelmű azonosítását, a dokumentumtípusok elkülönítését, az iratok hatékony, egy időben történő szkennelését, az automatikus ügy- és iratszeparálást, háttérben a szükséges felismerési és adatkinyerési funkciók futtatását, az iratok gyors ellenőrzését, szükség esetén a kinyert adatok korrektúráját, majd a helyes adatok átadását a háttérrendszer, pl. Kulcs-soft Számla, Alfresco, Microsoft Sharepoint vagy SAP felé.

Számla alatt nem csak az egyoldalas számlákat értjük, hanem akár a 150-180 oldalasakat is. Ugyanez igaz az egyéb irattípusokra is.

A szoftver képes kevert nyelvű számlák kezelésére, akár egy számla tartalmazhat eltérő nyelvű mezőket. Természetesen kezeli a külföldi devizanemeket és bankszámlaszámokat.

Számlabeolvasó szoftverünk képes egy könyvelési helyen több leányvállalat bejövő számláinak kezelésére, fogadására, feldolgozására és továbbítására.

Vonalkódok iratazonosításhoz

Első lépés a számlák érkeztetésekor az iratok vonalkódozása. Minden egyes irat egyedi vonalkódot kap. A vonalkód tartalmazza az irat sorszámát, típusát és a leányvállalat (iktatási hely) kódját. A vonalkódok előre kinyomtathatók közönséges etikett címkékre. Általában a 48x25 mm méretű címkék kényelmesen elhelyezhetők minden iraton. Ezek a címkék könnyen beszerezhetők a különféle irodaszerekkel foglalkozó boltokban. A címkék A4-es oldalakon helyezkednek el, nyomtatásukhoz szoftver biztosítunk, kényelmesen elő lehet állítani sok ezernyi címkét lézernyomtató segítségével.

Egy iratra természetesen csak egy vonalkódos címkét kell elhelyezni, fontos viszont, hogy a címke az adott irat (számla) első oldalára kerüljön, mert a vonalkódos címke egyben szeparáló jelként is működik. A számlabeolvasáshoz használt vonalkódokba még egy ún. prefix-et (előtagot) is beépítünk, ezzel elkerülhető, hogy esetleg más, a számlabeolvasás szempontjából lényegtelen vonalkódot azonosítson a szoftver.

Az OcuSzámla szoftverhez készülő vonalkódos címkéken szerepel egy jelölőnégyzet is, amely ügyszeparátorként működik. Mi is ez pontosan?

Ügy- és dokumentumszeparáció

A jelölőnégyzetbe tett X jelzi a szoftvernek, hogy egy új "ügyet" hozzon majd létre. De mit jelent ebben az esetben az ügy? Például érkezik postán egy borítékban egy összetartozó számla és  egy teljesítési nyilatkozat, ez utóbbi igazolja, hogy a számla kifizethető. A számla kap egy számla-típusú vonalkódot, az iratkezelő bejelöli a jelölőnégyzetet, a teljesítési nyilatkozat kap egy teljesítés igazolás-típusú vonalkódos címkét, és ezen nem kell bejelölni a négyzetet. Feldolgozáskor a szoftverünk érzékeli a számla vonalkód mellé helyezett jelölőnégyzetbe tett X-et. Ilyen módon e két irat, a számla jóváhagyása és elutalása jelent egy ügyet, amelynek kezelése majd a kiválasztott háttérrendszerben zajlik le, de a szoftverünk egy egységben, azaz egy ügyként is társítja a dokumentumokat. (Szoftverünkben ugyanakkor beállítható, hogy tömeges szkenneléskor a számla vonalkód egyben ügyszeparáló is, tehát adott szabályok betartása esetén még a jelölőnégyzet X-elésére sincsen szükség.)

Szkennelés, iratkép beolvasás, képimport

Szkenneléshez tehát rendelkezésünkre állnak a felcímkézett iratok, amelyek megfelelően elő vannak készítve, azaz nincsenek benne tűzőkapcsok, nincsenek összeragasztva, és nincs semmi olyan a papírokon, ami a szkennelést hátráltatná, ilyen lehet például egy perforált lapszél, amely miatt a lapok össze tudnak kapaszkodni, így egyszerre több lapot húz be a szkenner (de nem fog, erről lejjebb írunk még).

Hatékonyan úgy lehet szkennelni, ha a profi, nagy teljesítményű dokumentum szkennerünk adagolójába egyszerre betölthetünk akár 500 lapnyi iratot, és szkennelés közben folyamatosan adagolhatjuk az újabb és újabb iratlapokat.

A Fujitsu szkennerek a lapadagolóba helyezett lapokból az alul lévőket olvassák be. Ez azért fontos, mert így újabb iratokat helyezhetünk az adagolóba, egyszerűen az egyre fogyó iratok tetejére helyezzük az újabbakat.

Természetesen egyszerre több szkenner is dolgozhat, nem zavarják össze a feldolgozást, a szoftverünkben minden egyes iratkép teljesen egyedi technikai azonosítót kap (a vonalkódon felül is), nem lehetséges az iratkeveredés.

A Fujitsu dokumentum szkennerei intelligens mechanikájukkal és elektronikájukkal biztosítják a legjobb papírtovábbítást és a papírok védelmét. Vegyes méretű iratok helyezhetők a lapadagolóba, az ún. skew reducer megszünteti annak lehetőségét, hogy a lap ferdén kerüljön behúzásra. A szkenner megáll azonnal olyan esetekben, ha az iratban kapcsot érzékel, egyrészt védve ezzel a szkenner szilikon, műanyag és gumi görgőit, üvegfelületeit a sérüléstől, másrészt nem tépi el az iratot. Az összetapadt lapokat is érzékeli. Ilyen esetben a szkenner rögtön leáll, a kezelőszemély tudja korrigálni a hibákat. (Ezeket a kiváló szkenner tulajdonságokat, csak rendszeres és szakszerű karbantartás mellett lehet garantálni!)

Számlabeolvasó szoftverünk nem csak szkennerről tudja az iratokat fogadni, a képfájlok lehetnek egy szervergép mappájában (hot folder). Szabályok szerint fogja felvenni, importálni sorban a képeket, tipikusan növekvő sorszám alapján. A lehetséges bemeneti formátumok: pdf és tif, mindegyik formátum támogatja a multipage módot, ekkor egy képfájl több iratképoldalt tartalmaz.

Ügyfeleinknél gyakori kérdés, hogy színesben vagy fekete-fehérben szkenneljék az iratképeket? A profi szkennerek esetében a színfelbontás nem befolyásolja a teljesítményt, ugyanakkor képfeldolgozási és tárolási szempontból már nem mindegy. Számlabeolvasó szoftverünkben beállítható, hogy fekete-fehérre konvertálja-e a beérkező iratképeket vagy eredetiben, színesben dolgozza fel őket, bár ez utóbbiak feldolgozása több időt vesz igénybe.

Másik gyakori kérdés a felbontás. Minimálisan 200 dpi szükséges, manapság 240-300 dpi között futnak alkalmazásaink, ilyen felbontás mellett már egészen apró és lényeges képinformációk is kinyerhetők a szkennelt képekből.

Komolyan vehető, nagy sebességű, tömeges számlafeldolgozáshoz nem javasoljuk az okostelefonokkal készített képek importálását.

Tartalomértelmezés, adatkinyerés, OCR, karakterfelismerés

A szkenneléssel illetve a képimporttal párhuzamosan, azzal átlapolva történik az iratképek számítógépes feldolgozása. Beállítástól függően ebben a fázisban minden egyes irat megfelelő oldalai optikai karakterfelismerésen (OCR), elrendezés analízisen (layout analysis), szövegelemezésen (language processing) esik át. A feldolgozás milyensége irattípusonként külön konfigurálható. Így például megadhatjuk, hogy számlák esetében mondjuk csak az első és az utolsó lapot értelmezze a szoftver, mivel általában ezen oldalakon találhatók meg a számunkra érdekes fejadatok (szállító, végösszeg stb.), ezzel is gyorsítható a feldolgozás. Szállítóleveleknél pedig beállítható, hogy ne fusson rajtuk az optikai karakterfelismerés (OCR), elegendő csak a vonalkód adat és a szállítólevél digitális másolata, azaz a szkennelt kép.

OcuSzámla szoftverünk licencelésekor választható a számítógépes feldolgozás tudásszintje. Ez alapvetően háromféle lehet:

    1. Click & Select: A szoftver a háttérben előkészíti az iratokat, és a kezelő az iratképen kattintgatva egy felpattanó dialógus dobozban adhatja meg, hogy aktuálisan milyen számlaadatra (pl. számla kelte) kattintott. Ez a mód semmilyen bevezetést, előkészítést nem igényel az ügyfél részéről.
    2. Sablonokat készítünk az ügyfél beérkező számláihoz. Minden cégben jól behatárolható azon beszállítók köre, aki összességében a bejövő számlaforgalom 90 százalékát adják. Az ő számláikra kell sablont készíteni. Szoftverünk a számla tartalma alapján nagypontossággal kiválasztja a megfelelő számlasablont, a megadott mezőkből kinyeri a számlaadatokat. Bevezetéskor munkát jelent a sablonok elkészítése, amit alapvetően cégünk végez el, de OcuSzámla szoftverünk tartalmaz egy vizuális sablonszerkesztőt, aminek használatát betanítjuk ügyfeleinknek. Persze semmi bonyolultról nincsen szó, egyszerűen importálni kell egy mintairatot, és ki kell jelölni rajta a mezőket, zónákat, valamint a számlára ill. egyes mezőkre jellemző speciális kiegészítő adatokat kell megadni.
    3. Automatikus, önálló feldolgozás*: ez az üzemmód teljesen utánozza az emberi munkaerő módszerét, egyszerűen érti, értelmezi a számlát, így azonosítja az adatmezőket. Valós, magyar, a program számára addig nem látott gépi számlaminta fejadatain tesztelve 80-82 százalékos pontossággal dolgozik jelenleg, ami nem azt jelenti, hogy például 1,000 számlából 820 mindenféle beavatkozás nélkül magától átmegy a könyvelőprogramba, hanem azt, hogy minden egyes számla tartalmának 80-82 százalékát önállóan (tévedésmentesen) azonosítja. Ha csak a fejadatokat (szállító, számlasorszám, számla kelte, fizetési határidő, teljesítés dátuma, három tagú bankszámlaszám, bruttó végösszeg, fizetés módja, fizetés pénzneme), azaz 11 mezőt vesszük, akkor ez a 80-82 százalék azt jelenti, hogy két mező azonosításában szorul a program segítségre - alapesetben, tanítás nélkül. A számla ellenőrzésekor azonban lehetőség van arra, hogy megtanulja a szoftver a legközelebbi hasonló beszállítói számlánál a problémás mezőt megtalálni. A pontatlanság egyébként gyakran indokolt. Kaptunk például olyan számlát, aminek jobb felső sarkában, csak úgy önmagában állt egy szám. Utaláskor keresgéltük a számla sorszámát, sehol ilyen mezőt nem találtunk, így gondoltuk (reméljük nem tévedtünk), hogy a jobb felső sorban árválkodó szám jelenti a számlasorszámot.
      * 2018 őszén jelent meg, hétről-hétre egyre okosabban működik

Beszállítók kezelése, partnertörzs integráció

Külön említést érdemel a szoftverünkben alkalmazott beszállítókezelés. A számla kötelező adattartalmára vonatkozó előírásokat az ÁFA törvény 169. §-a tartalmazza tételesen. Ennek megfelelően minden nyomtatott számlán szerepelnie kell a beszállító nevének, címének és adószámának. Szoftverünk képes arra, hogy a felhasználó saját partnertörzsével összekapcsolva, visszaadja a partner azonosítóját, ezzel is jelentősen egyszerűsítve a további feldolgozást.