A bevezetés kérdései

Melyek egy adatrögzítő rendszer bevezetésekor a nehéz pontok?

Az első néhány hétben az addig csak a billentyűzetet használó operátoroknak furcsa és nehéz elfogadniuk azt, hogy kicsit másképpen kell dolgozniuk.

A szkennerbe folyamatosan rakniuk kell a papírkötegeket (általában 50 lap fér egyszerre az adagolóba), el kell venni a kimeneti tálcáról a papírokat. A felismerést végző gépen ellenőrizniük kell, hogy a megfelelő kötegeken dolgozzon a számítógép. Egyébként pedig idejük nagyrészében a korrektorfelület előtt kell ülniük, és az alkalmazástól függően össze kell hasonlítaniuk a szkennelt mezőképeket a számítógép által felismert karakteres eredménnyel, és ha szükséges, korrigálniuk kell azt.

Általában elmondható az, hogy nagyobb rendszerek esetén a kezdeti nehézségeken 4-6 hét alatt átesnek a felhasználók, és ezután már tiltakoznak, ha a tisztán kézi módszerrel kellene dolgozniuk, hiszen belátják és megtapasztalják ekkorra, hogy a munkájukat jelentősen támogatja a számítógépes automatikus adatrögzítés.

Ebben a munkamódszerben valójában nem adatrögzítőkről beszélünk, hanem olyan személyzetről, amelynek az adatrögzítés helyett a számítógép által rögzített adatok jóváhagyása a feladata! Ez pedig jóval kevesebb megterhelést jelent a számukra.

Mikor érdemes bevezetni egy automatikus adatrögzítő szoftvert?

Akkor, ha a számítógépes rendszer lényegesen gyorsabban ill. kevesebb hibával dolgozik, mint az adatrögzítő személyzet.

Másik fontos tényező a "kritikus tömeg", ami azt jelenti, hogy a feladathoz mérten kellően sok űrlapot kelljen feldolgozni. Optimális esetben egyfajta űrlapból kell sokat feldolgozni.

Az űrlap adattartalmától is függ, hogy érdemes-e számítógépet használni. Például olyan űrlap, amely csak jelölőnégyzeteket és vonalkódokat tartalmaz, a legjobb ilyen szempontból, hiszen 100% pontossággal lehet ezeket olvasni és így a felismerés adatait sem kell érvényesíteni, tehát nagyon gyors a feldolgozás. A másik véglet egy olyan űrlap lehet, ahol kézzel írt ékezetes kis- és nagybetűk szerepelnek tetszőleges emberektől (pl. hipermarket vásárlói klubjához személynevek, lakcímek gyűjtésekor), amelynek felismerési aránya alacsony, kb. 60-70 %, így a hibák javítása már elér egy akkora léptéket, hogy célszerűbb inkább tisztán kézzel rögzíteni az adatokat.

Az igazán használható valós alkalmazásokban vegyesen szerepelnek jelölőnégyzetek, vonalkódok, géppel nyomtatott betűk-számok (ezek 100%-osan olvashatók) és kézzel írott számok (ezek 98%-os pontossággal ismerhetők fel).

Gyakori megoldás, hogy azokat a részeket, amelyeket a gép nehezen ismer fel (pl. folyóírásos részek) hagyományosan kézzel rögzítünk, mert még így is gyorsabb a rögzítés, hiszen az egyéb részeket a gép dolgozta fel.

Melyek azok a tényezők, amelyek leginkább előmozdítják adatrögzítő számítógépes rendszer bevezetésének sikerességét?

Mint minden komoly feladatnál itt is a tervezéssel és a méretezéssel kell kezdeni. Meg kell vizsgálni, hogy a már létező és feldolgozandó űrlap, csekk, szelvény stb. alkalmas-e a feldolgozásra? Ha nem alkalmas, akkor van-e lehetőség a módosítására?Vagy – ez a legjobb eset – olyan-e a feladat, amihez nincs kész űrlap, ezért tervezhetünk hozzá egy optimálisat?

Fontos tájékozódni a körülményekről is. Például: a kitöltést csak személyek szűk köre végzi vagy gyakorlatilag bárki? Előbbi esetben ugyanis lehet írásmintákat gyűjteni a személyektől, és írásuk felismerésére be lehet tanítani a karakterfelismerőt, így pontosabb lesz a felismerés. De ugyanígy egy zárt körben könnyebb betartatni bizonyos űrlapkitöltési szabályokat (leginkább azt, hogy szépen írjanak és kíméljék a papírokat sérülésektől, szennyeződéstől), ez ismét a feldolgozás hatékonyságát javítja. Ilyen módon egészen apró, de alapvető fontosságú dolgokat lehet előírni, pl. az egységes írószerhasználatot, az űrlap papírminőségét, a kitöltött űrlapok kezelését, mozgatását, előkészítését stb.

Az űrlap adattartalmának, a kitöltő környezet és a feldolgozással kapcsolatos elvárások ismeretében pontosan kiszámolható, hogy milyen eredmény várható az automatikus adatrögzítő megoldástól. Az elemzés akár eredményezheti azt is, hogy nem érdemes bevezetni, mert a létrehozásába fektetett idő, energia és pénz nem jön vissza kellően a hatékonyság növekedésében!

A számítógéppel támogatott adatfeldolgozás milyenségét nagyon meghatározza a bemeneti oldal: tervezésben – minőségben jó papírűrlap, gondosan kitöltve a képzett és megfelelően tájékoztatott kitöltő személyekkel. Arra kell törekedni, hogy minél jobb minőségű, minél szebben kitöltött papírűrlapokat kelljen feldolgoznunk! Az ebbe befektetett figyelem, „vesződség” és energia bőségesen megtérül a feldolgozáskor. A technikai feltételeken túl nagyon fontos, hogy az alkalmazást bevezető vállalat vezetése elkötelezett legyen a rendszer használata mellett. Csak ez a következetes hozzáállás biztosítja, hogy a programokat kezelő személyzet gyorsan beletanuljon az újdonságba az esetleges kezdeti nehézségek ellenére is. Azaz ne húzódjon el a bevezetés úgy, hogy akár ideiglenesen kézzel rögzítenek adatot.

Szkenneléshez csak valóban professzionális eszközt szabad választani, amelyet a szkennelt képek feljavítását végző képfeldolgozókártyával együtt érdemes beüzemelni. Műanyagalkatrészeket használó, ezért gyorsan elkopó, mechanikailag instabil berendezés csak fennakadást és mérgelődést, azaz anyagi veszteséget okoz a feldolgozáskor.

Ha szükség van a felismert adatok érvényesítésére, akkor ehhez megfelelő korrektorfelületet kell kialakítani. Az OcuLens egyik erőssége éppen ez, mert bármilyen egyedi igényre szabott korrektort ki lehet hozzá alakítani, bonyolult feladatoknál is max. 2-3 nap alatt.

A korrektor nem csak egy megjelenítőfelület. Nagyon sok mindenre képes, így például

  • adott mezőre szabályok figyelésére (pl. személyi számoknál az első karakter csak 1 vagy 2 lehet; egy dátummező nem lehet kisebb vagy nagyobb egy értelmes értéknél; egy, az emberi testhőmérsékletet rögzítő rubrikába nem kerülhet 36-37 Celsius foktól nagyon eltérő adat stb.)
  • mezők közötti összefüggések vizsgálatára (pl. egy összegmezőben szereplő értéknek egyeznie kell a részadatmezők összegének értékével; ha az űrlapon szereplő irányítószámhoz nem passzol a feltüntetett településnév stb.)

A korrektor tehát nagyon sok feladatot végez el, igazi támasza az adatérvényesítést végző operátornak. Akkor van jól kialakítva, ha az operátor az addigi csak kézzel végzett munkájánál jóval gyorsabb (egyötödnyi vagy kevesebb idő alatti) adatkezelést biztosít: az érvényesítendő űrlapszakasz megjelenik (jól áttekinthetően), ha javítanivaló van, akkor a program rögtön a javítandó részre áll, az operátor javítja, majd lapoz – mindez egy-egy lap esetében csak pár másodperc lehet. Az igazán gyakorlott adatrögzítők elképesztő tempóban tudják a billentyűzeten bevinni az adatokat, ezt kell a korrektornak ill. az egész számítógépes automatikus adatrögzítő rendszernek túlszárnyalnia!

A számítástechnika szerencsére már odajutott, hogy korszerű általános irodai számítógépek elegendőek a feldolgozáshoz átlagos (100 Mbit/s) hálózaton.